Адресная книга обеспечивает хранение контактных сведений и доступ к ним из других программ, например, из Microsoft Outlook Express. Из адресной книги имеется доступ к службам каталогов в Интернете, при помощи которых можно отыскивать интересующие вас фирмы и лица. Следующие функции адресной книги помогут организовать контактные данные в наиболее удобном для вас виде.
В адресной книге предусмотрено место для хранения всех необходимых сведений — адресов электронной почты, домашних и служебных адресов, номеров телефонов и факсов, цифровых удостоверений, данных о конференц-связи, адресов для мгновенных сообщений, а также личной информации (дни рождения, памятные даты, члены семьи). В адресной книге можно также хранить ссылки на личные и служебные Web-страницы. Для сведений, не попадающих в указанные категории, отведен отдельный большой раздел примечаний.
Службы каталогов являются мощным средством поиска людей и адресов в Интернете. Программа адресной книги поддерживает протокол LDAP для работы со службами каталогов. Данные службы могут быть использованы при адресации сообщений электронной почты.
Чтобы отправить сообщение сразу нескольким адресатам (коллегам, родственникам, членам клуба и т.п.), их следует объединить в группу. Когда потребуется отправить сообщение всем членам группы, можно использовать название группы вместо того, чтобы вводить каждый адрес отдельно. Объединение адресатов в группы просто незаменимо при работе с большой адресной книгой.
Задав отдельное удостоверение, каждый пользователь адресной книги сможет разместить нужные контактные сведения по своим папкам. При желании пользователи могут поместить данные о контактах в общую папку с тем, чтобы эти данные стали доступны и для других пользователей.
Переход на следующую версию программы Outlook Express не означает отказ от всех предыдущих наработок. В программу можно импортировать вашу старую адресную книгу, а также адресные книги программ Microsoft Exchange, Eudora Light и Eudora Pro, Netscape Communicator, Microsoft Internet Mail для Windows 3.1 и любых других программ, из которых экспортируются файлы в формате CSV (текстовый файл, разделенный запятыми), например, из программы Microsoft Outlook.
Файлы адресных книг можно использовать в любых программах, поддерживающих импортирование файлов в формате CSV (например, программа Microsoft Exchange).
Визитные карточки используются для электронной передачи контактных данных. При создании визитной карточки в программе адресной книги контактные сведения сохраняются в формате файла визитной карточки и могут быть использованы из других программ (электронная почта, адресные книги, планировщики). Данными файлами можно пользоваться и в других устройствах — портативных компьютерах, электронных секретарях и телефонных приставках.
Вы можете сделать распечатку адресной книги и пользоваться ей отдельно. Для любых контактов можно распечатать все сведения, только служебные сведения, или только телефонные номера.